Microsoft Power BI is inmiddels toch wel echt hét platform voor selfservice-BI (Business Intelligence). Binnen organisaties zijn dashboards, rapportages en het sturen op inzichten gemeengoed aan het worden. Maar wat als je die dashboards of rapportages wil delen met klanten of andere relaties?
Het licentiemodel van Power BI is gebaseerd op het delen van jouw rapportages en dashboards. Je kunt Power BI gratis gebruiken en een rapportage in een eigen workspace plaatsen. Maar als je die wilt delen dan heeft degene met wie je die rapportage wilt delen een Power BI (Pro) licentie nodig. Een alternatief is dat je een Power BI Premium Capacity aanschaft. Dan kan iedereen zonder licentie jouw dashboard of rapportages bekijken, maar die kost je (op het moment van schrijven) 4.212,30 euro per maand. Als je duizenden gebruikers hebt is dat nog wel de moeite, maar met enkele honderden gebruikers al snel een (te) kostbare oplossing.
En dít is precies waar Power BI Embedded om de hoek komt kijken.
Power BI Embedded
Power BI Embedded is een service binnen Microsoft Azure die voor jou een rapport kan ophalen uit een door jou aangewezen Power BI Workspace en deze als een HTML in jouw website of eventueel als PDF aan kan bieden.
Je kan op deze manier dus ook een bestaande website of portal voorzien van een Power BI rapportage zónder dat je hiervoor een licentie nodig hebt! Maarrrr (uiteraard er is een maar) Power BI Embedded is niet gratis. Je betaald in plaats van licentiekosten, kosten voor het genereren van een rapport. Dit gebeurd door een zogenaamde embedded capacity. De kosten hiervan zijn natuurlijk afhankelijk van het gebruik, maar een capacity kun je al beschikbaar hebben voor een paar honderd euro per maand.
De service bestaat al een tijdje, maar nog altijd zijn er veel gebruikers van Power BI die niet op de hoogte zijn van deze service en hoe deze ingezet kan worden.
Hoe werkt het? Voor het embedden van een rapport wordt gebruik gemaakt van de Power BI API. Op basis van je authenticatie kan je app (bijvoorbeeld je website) een zogenaamde embed token aanvragen. Met dit token kan je de Power BI content ophalen die je wil tonen in die app. De opgehaalde content wordt vervolgens zichtbaar gemaakt met behulp van de daarvoor bestemde javascript library. Het is mogelijk om met behulp van Row Level Security de data in het rapport die de bezoeker te zien krijgt te beperken tot alleen de data die de bezoeker mág zien. Een krachtig middel en voor report designers onder ons ook zeer efficiënt.
Zoals eerder genoemd heb je voor het genereren van het rapport in deze vorm een Embedded Capacity nodig. Neem even de tijd voor het uitzoeken van een capacity met de juiste specificaties. De kosten voor een capacity zijn per uur, dus het kan de moeite waard zijn, als de omstandigheden dit toelaten, om de capacity geautomatiseerd te pauzeren. Ook geautomatiseerd op- en later weer afschalen tijdens de piekmomenten is een optie.
Wat heb je nodig? Er vanuit gaande dat je wil embedden voor externe gebruikers, heb je, voordat je van start kan gaan met het ontwikkelen je het volgende nodig:
- Een eigen Azure Active Directory tenant
- Een service principal zodat de app geauthenticeerd kan worden (of een Power BI Pro account of een Premium per User account waarmee de app zich kan authenticeren)
- Een workspace met een rapport om te embedden
- Een embedded capacity
- Én je eigen app (bijvoorbeeld een website) natuurlijk
Je moet je er even in verdiepen, maar het is een oplossing die voor veel toepassingen een echte uitkomst biedt!
Ga voor goud. Begin.