Associate Partner
Hoe kan een datastrategie eenvoudig de strategische doelstellingen ondersteunen?
In de huidige digitale wereld is data een van de meest waardevolle middelen voor bedrijven. Veel organisaties bezitten data en hebben de ambitie de potentiële waarde ervan te benutten door een meer ‘data driven organisation’ te worden. Maar hoe kunnen organisaties op eenvoudige wijze daadwerkelijk profiteren van hun data en deze bij laten dragen aan de bedrijfsdoelstellingen? Dit artikel onderzoekt hoe strategie vertaald kan worden naar een datastrategie en bijdraagt aan de organisatie- en afdelingsdoelstellingen.
Waarom een datastrategie?
Bekende uitspraken zijn: “data is het nieuwe goud” of “data is het nieuwe olie”. Wanneer investeringen in specialistische kennis, tooling en inzet van mensen in lijn liggen met het data-maturity niveau worden er vanuit het strategisch kader de organisatiedoelstellingen gerealiseerd. Een datastrategie helpt organisatie doelstellingen te realiseren en door inzichten en analyse nieuwe mogelijkheden te creëren. Data, inzichten en analyses zijn geen doel op zich. Door data gedreven inzichten en analyses krijgt een organisatie grip op cruciale assets die de lange termijndoelstellingen ondersteunen. Door een datastrategie is een organisatie instaat er snellere, betere beslissingen te nemen over alle aspecten van de bedrijfsvoering op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
“Data is ruwe olie omgezet in goud” Hoe beter een organisatie instaat is data te integreren en op te nemen in dagelijkse werkzaamheden hoe meer waarde uit de data wordt gehaald. Dit betekend dat strategie vertaald is naar data gedreven inzichten, onderdeel zijn van werkoverleggen, klantgesprekken, etc. Doormiddel van integratie of adoptie van data, metrics en analyses wordt waarde gehaald uit de investering.
Wat is een datastrategie?
In eenvoud: Een datastrategie is een lange termijn plan van acties.
Dit betekend dat in een datastrategie langetermijnplan en/of -plannen gedefinieerd staan, die je gaat voeren om je geprioriteerde organisatie doelstellingen te bereiken. De data-gerelateerde activiteiten kunnen ook de projecten, programma’s en specifieke stappen zoals gewenste data en metrics zijn die een organisatie en medewerkers nemen om doelstellingen te realiseren.
Plannen, analyses, data, metrics en visualisaties zijn interessant, zeker als deze bijdrage aan de (organisatie) doelstellingen. Echter voegt data pas waarde toe als deze is gebruikt. Een goede datastrategie zorgt ervoor dat data niet langer een bijproduct is, maar gebruik van data gedreven inzichten een essentieel onderdeel is van de organisatie voor het bereiken van de strategische doelstellingen.
Wat als een datastrategie ontbreekt?
Wanneer een datastrategie ontbreekt is er een grote kans dat er veel tijd en geld verloren gaat aan inzichten die interessant zijn, maar niet in lijn liggen of bijdragen aan de organisatie en afdelingsdoelstellingen. Enkele voorbeelden:
Stel dat er alleen is stil gestaan bij “data, metrics, analyses of visualisaties” dan is de kans zeer groot dat er wel is waar interessante inzichten zijn verkregen maar dat sturing op het bereiken van doelstellingen ontbreekt. Hiernaast bestaat de kans dat de organisatie een wildgroei aan interessante inzichten en analyses creëert zonder opvolging van de bekende “call to action”.
Stel dat er geen prioriteiten in data initiatieven of projecten zijn aangebracht. Dan bestaat de kans dat de ingezette projecten niet de meeste waarde toevoegen voor de organisatie, of dat klant of kritische succes factoren over het hoofd zijn gezien.
Stel dat in de data-strategie en roadmap geen rekening is gehouden met het data-maturity van de organisatie en er bijvoorbeeld direct een stap is gemaakt van Excel naar voorspellende analyses. Dan bestaat de kans dat er in een later stadium veel tijd verloren gaat aan het duplicerend werk zoals het verzamelen en preparen van data.
Hoe kom je tot een datastrategie in eenvoud?
Er bestaat helaas geen vast trucje om tot een datastrategie te komen. Een datastrategie is een balans tussen ‘waar staan we nu’ en de gewenste richting. Voordat data en inzichten kunnen bijdragen aan doelstellingen is er strategie en een focus, ook wel richting, nodig. Hier moet consensus over zijn en is vaak meegegeven vanuit het MT of de directie. Hiermee is het strategisch kader en zijn de doelstellingen of het focus gebied een vaststaand gegeven en kunnen andere elementen als prioriteiten, projecten, gewenste data & metrics en de datastrategie worden vormgegeven.
In eenvoud naar een datastrategie
Complexiteit wordt geëlimineerd door te redeneren vanuit het strategisch kader of doelstellingen van een organisatie. De kern is altijd focus. Onderstaand enkele voorbeelden in eenvoud hoe verschillende organisaties op verschillende wijze komen tot een datastrategie:
Een kleine slagvaardige organisatie
Kleine organisaties zijn wendbaar en sturen sneller op strategie en bijbehorende relevante data, inzichten en metrics. Met de juiste tooling zoals bijvoorbeeld MS Fabric kan snelle adoptie en implementatie worden gerealiseerd. De complexiteit voor een kleine organisatie kan worden geëlimineerd door enkel te redeneren vanuit de organisatie doelstelling. Als de doelstelling van de organisatie is om omzet te verhogen, kunnen alle mogelijke data behoeftes worden verzameld en gecategoriseerd worden op basis van eenvoud en quick-wins. Deze aanpak in eenvoud zorgt voor focus bij medewerkers op organisatie doelstellingen en een efficiënte inzet van resources.
Een middel grote organisatie met beperkte resources
In een stabiele markt omgeving met lage marges zullen organisaties eerder kiezen voor interne proces en project beheersing met bijpassende data metrics en analyses. Dit zorgt er vaak voor dat er eerst prioriteiten zijn gesteld op basis van het interne proces en kosten beheersing, daar de bijbehorende data-strategie is uitgezet en de mogelijke relevante data en metrics zijn gezocht. Eenvoud is in deze situatie gevonden in kosten van ontwikkeling en implementatie. Deze aanpak in eenvoud zorgt voor focus op incrementele verbetering en kosten beheersing.
Een organisatie onder strategische druk
Wanneer een organisatie onder strategische druk staat en er een gevoel van urgentie of overleven heerst zal er waarschijnlijk door de directie prioriteiten worden gesteld o.b.v. de noodzaak zoals het werven van klanten, behoud van bestaande klanten of kosten beheersing. Eenvoud is in deze situatie gevonden focus door noodzaak, welke data is noodzakelijk voor het binnen halen van klanten en wie in de organisatie maakt deze beslissing? Deze aanpak in eenvoud zorgt voor richting en toewijding aan de organisatie doelstellingen.
De balans tussen datastrategie en data-maturity
Een succesvolle datastrategie hangt niet alleen af van de ambitie van een organisatie, maar ook van het niveau van data-maturity. Van Excel naar machine learning is bijvoorbeeld een te grote stap. Data-maturity verwijst naar het data-volwassenheidsniveau de mate waarin een organisatie in staat is om data te verzamelen, beheren, analyseren en gebruiken voor strategische en operationele besluitvorming. Het vinden van de juiste balans tussen de datastrategie en het data-maturity niveau is essentieel om realistische en haalbare doelen te stellen, zonder de organisatie te overbelasten met te complexe projecten of te geavanceerde initiatieven.
Een eenvoudige datastrategie, uitgewerkt voor de afdeling sales
Wanneer de strategie niet vertaald is naar een datastrategie komt men vaak tot een algemene inzichten: Een ‘standaard sales dashboard’ maakt inzichtelijk in omzet, marge, klanten, regio en product verkoop. Zeker potentiële interessante en relevante inzichten. Alleen zullen de inzichten niet direct bijdragen aan de organisatie strategie. Wanneer er een vertaalslag van het strategisch kader naar afdelingsdoelstellingen is gemaakt kan men op een hele andere analyse uit kan komen:
Onderstaande beschrijft een voorbeeld voor sales hoe je van een strategisch kader naar afdelingsdoelstellingen en een datastrategie komt.
Strategisch kader
De missie van een organisatie om producten van hoge kwaliteit producten aan te bieden tegen een lage prijs. De bereikt dit organisatie door grip op kosten (kostenleiderschap volgens Porter). Die strategie vertaalt zich in marketing en sales, waarbij de hoge kwaliteit en lage kosten doormiddel van data gedreven inzichten tijdens sales gesprekken en in de marketingcommunicatie terug komt.
Focus gebied en afdelingsdoelstellingen
De afdeling focust zich op het werven van nieuwe klanten en behoud van klanten. De afdeling geeft invulling aan de kostenleiderschap strategie door tijdens sales gesprekken de hoge kwaliteit en lage prijs is aangetoond.
Projecten, metrics en analyses
Er is externe data gecombineerd met interne data t.b.v. prijsvergelijkingen om de concurrerende prijs te kunnen tonen. Voor de werving van nieuwe klanten is de hoge kwaliteit aangetoond doordat producten nauwelijks met defecten zijn geretourneerd en doormiddel van supervised machine learning trends en voorspellingen zijn gedaan dat deze producten niet zijn en nauwelijks zullen worden geretourneerd en er hiernaast grip is op de factoren die de kwaliteit beïnvloeden.
Prioriteiten en roadmap
De organisatie staat onder sales druk. Hiermee is het vinden van nieuwe klanten prioriteit, in een later stadium wordt er een project gestart rondom kwaliteit. Tegelijkertijd is het met de huidige tooling nog niet mogelijk supervised machine learning te implementeren. Parallel aan deze eerste twee projecten wordt additionele tooling geïmplementeerd om te kunnen voldoen in de machine learning vraag.
De datastrategie zorgt hiermee voor inzichten in cruciale assets van een organisatie (retourneren van producten, factoren die kwaliteit beïnvloeden en lage prijs) en dragen hiermee bij aan de organisatie doelstellingen.
Conclusie
Data, inzichten en analyses zijn geen doel op zich. Door een vertaalslag te maken van het strategisch kader naar afdelingsdoelstellingen, kunnen de strategische doelstellingen van een organisatie doormiddel van data worden ondersteund en gerealiseerd. Door vanuit het strategisch kader af te dalen naar projecten, data en metrics, prioriteiten te stellen en een datastrategie kan op effectieve wijze invulling gegeven is aan de strategische doelstellingen van een organisatie. Data-gedreven projecten hoeven hierdoor geen complexe verandertrajecten te zijn en kunnen in eenvoud worden gestart.
Bij BI Solutions geloven wij in een gefaseerde, holistische aanpak tussen techniek en een duurzame samenwerking. Dit doen wij gefaseerd door samen te leren en samen te groeien.
“Eenvoud is niet het kenmerk van de beginner. Het is de duur bevochten stempel van de meester.”